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कवर-लेटर लिखते समय याद रखने वाली 5 महत्वपूर्ण बातें

Feb 12, 2018 11:56 IST
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5 Important tips for writing cover letter
5 Important tips for writing cover letter

कंपनियों के मानव संसाधन विभाग (एचआर) सचमुच परवाह नहीं करते हैं कि नौकरी के आवेदनों में कवर लेटर्स शामिल हैं भी या नहीं. लेकिन मैनेजर्स जिनकी देखरेख में कैंडिडेट्स के चयन की प्रक्रिया होती हैं, कवर लेटर्स के माध्यम कैंडिडेट्स के बारे उन बातों को भी जान पातें हैं, जो उनके रेज्यूमे में नहीं होती हैं. इस तरह, एक मैनेजर एचआर डिपार्टमेंट के हरकत में आने से पहले कैंडिडेट्स के बारे ऐसी जानकारी एकत्रित कर लेता हैं   जिन पर संस्थान में उसकी परफॉर्मेंस निर्भर करती हैं. कैंडिडेट को सेलेक्ट या रिजेक्ट करने के बड़े और कठिन निर्णय वह आसानी कर लेता हैं. कैंडिडेट्स के चुनाव के समय, मैनेजर का निर्णय एचआर के निर्णय को प्रभावित करता हैं. इस तरह के सेलेक्शन प्रोसेस में कैंडिडेट्स के रिप्रजेंटेशन को देखा जाता हैं, जो नियोक्ता  को अंतिम निर्णय तक ले जाता है. ऐसे में कवर लेटर अहम् भूमिका निभा सकता हैं. एक अच्छा कवर आपके जॉब एप्लीकेशन को मैनेजर की प्राथमिकता सूची में शामिल करवा सकता हैं. इस लेख में हमने उन महत्वूर्ण बातों का ज़िक्र किया हैं जिन्हे कवर लेटर लिखते समय ध्यान में रखना चाहिए.

फॉर्मेट

कवर लैटर हमेशा कैंडिडेट के नाम, उसके पते, और कांटेक्ट डिटेल्स से शुरू होता हैं उनके बाद यह हायरिंग  अथॉरिटी जिसको यह कवर लेटर भेजा जाता हैं को अपने बारे में सारी महत्वपूर्ण जानकारी देता हैं. हायरिंग  अथॉरिटी का नाम, कंपनी में उसका पद और कंपनी का पता अनिवार्यतः लिखा जाता हैं तत्पश्चात हायरिंग  अथॉरिटी को “Dear Recipient Name” संबोधित करते हुए, कैंडिडेट अपने बारे में सारगर्भित जानकारी देता हैं जो उसने अपने रेज्यूमे में नहीं दे रखी हैं. कवर लेटर का संपादन धन्यवाद (Sincerely) और कैंडिडेट के नाम के साथ होता हैं. थंब रूल को कवर लेटर  लिखने का सबसे प्रभावी तरीका माना जाता हैं, जिसमे कैंडिडेट मात्र तीन पैराग्राफ में अपनी बात प्रभावी तरीके से रख देता हैं.   

इंट्रोडक्शन  

आप कौन हैं? आप इसे प्राप्तकर्ता को क्यों लिख रहे हैं? अपना कवर लेटर क्यों पढ़ना चाहिए? ये पहले पैराग्राफ या परिचय के मुख्य लक्ष्य हैं. हालांकि कुछ अन्य तरीके भी हैं उदाहरण के लिए "मेरा नाम रमेश कुमार है और मैं उप-संपादक के लिए आवेदन करने के लिए लिख रहा हूँ". यह तीन मुख्य लक्ष्यों में से दो को पूरा करता है अर्थात 'मैं कौन हूं' और 'मैं इसे क्यों लिख रहा हूं.' यह एक कवर लेटर के परिचय वाला पैराग्राफ है.

टोन

भाषा और स्वर कुछ ऐसा होना चाहिए जो आपको एक साक्षात्कार कॉल करने में मदद कर सकता हो. नौकरी पोस्टिंग में इस्तेमाल होने वाली टोन पर ध्यान दें और अपने नौकरी आवेदन के लिए एक ही स्वर का उपयोग करें. यदि नौकरी का विवरण 'कूकी' है,तो आप सीमाओं के भीतर रचनात्मक और आकस्मिक हो सकते हैं. बहुत बार नौकरी का विवरण कंपनियों के मूल्यों और वरीयताओं को दर्शाता है. यह साबित करने की कोशिश करें कि आप कंपनी में काम करने योग्य हैं.

लेंथ

एक लंबा कवर लेटर नियोक्ताओं को बोर कर सकता है. इसलिए ऐसा कवर लेटर तैयार रखें जिसे उसे पढ़ने में मजा आये तथा एक नजर में ही आपका रेज्यूमे सेलेक्ट कर लिया जाय. इसे लगभग 500 शब्दों के अंतर्गत ही समाप्त करने की कोशिश करें.

निष्कर्ष

एक कॉर्पोरेट कंपनी में कवर लेटर की अवधारणा एक उम्मीदवार के स्क्रीनिंग को आसान और सुविधाजनक बनाता है.एक प्रभावशाली कवर लेटर लिखने के लिए कई बुनियादी नियम हैं. इस आलेख में हमने महत्वपूर्ण बिंदुओं के बारे में विस्तृत विवरण दिया है,जिसमें प्रत्येक को एक कवर लेटर लिखते समय याद रखना चाहिए.

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