प्रोफेशनल ई मेल लिखते समय ध्यान देने योग्य 5 बेहद जरुरी बातें

जीवन में कम्यूनिकेशन के महत्व से हम सभी वाकिफ हैं. बीना इसके कुछ करना संभव नहीं है. हम कम्यूनिकेशन के जरिये ही अपने विचार को एक दूसरे के साथ आदान प्रदान कर पाते हैं और तदनुरूप कार्य करते हैं. यह कम्यूनिकेशन कई तरह का होता है जिसमें लिखित और मौखिक का महत्व बहुत ज्यदा है. मौखिक संवाद का महत्व व्यवहारिक जीवन में होता है लेकिन जब बात प्रोफेशनल लाइफ की हो तो वहां हमेशा औपचारिक लिखित भाषा की भूमिका अहम होती है. यदि आप एक प्रोफेशनल हैं तो आपको नित्य प्रति ईमेल के जरिये कई संदेश प्राप्त होते होंगे तथा आप भी उनका जवाब ईमेल के जरिये देते होंगे. इसलिए यदि आप  ईमेल के जरिए कम्यूनिकेशन कर रहे हैं तो आपको इन कुछ विशेष बातों को ध्यान में रखना चाहिए.

1. सब्जेक्ट लाइन को सोच समझकर लिखें : ईमेल लिखते समय मेल की सब्जेक्ट लाइन पर बहुत ध्यान देना चाहिए. याद रखिये सब्जेक्ट लाइन को देखकर ही अधिकांश व्यक्ति ईमेल पढ़ते हैं . इसलिए भ्रामक या गलतफहमी पैदा करने वाली सब्जेक्ट लाइन लिखने की कोशिश हरगिज नहीं करें. स्पष्ट शब्दों में अपने सभी मैटर के विषय को संक्षिप्त में लिखें.

2. समय का हमेशा ध्यान रखें :  कार्य के दौरान अधिकांश मेल के जवाब फर्स्ट हाफ में ही देने होते हैं. अतः अपनी वरीयता और मेल के इम्पोर्टेंस तथा प्रभाव को समझते हुए समय रहते उसका रिप्लाई देने की कोशिश करें. अगर कोई विषय या मेल आपको ज्यादा जरुरी नहीं लगता है तो आप उसका रिप्लाई दोपहर बाद दे सकते हैं. हर मेल का रिप्लाई देना चाहिए. यह आपके प्रोफेशनल एटीट्युड को प्रदर्शित करता है.

3. तथ्यों को प्वाइंट में समझाने की कोशिश करें : अगर विषय बड़ा है और आपको उदहारण देने  या कई तरीके से समझाने की आवश्यक्ता है तो बेहतर होगा कि आप अपनी रिप्लाई को प्वाइंट वाइज समझाने की कोशिश करें. ध्यान रखिये हाई टेक्नो प्रोग्रेस के कारण आज कल ज्यादातर लोग अक्सर मोबाइल पर ही पढ़ते हैं,इसलिए अगर आप अपनी  बातों  को संक्षेप में समझाएंगे तो वह अधिक प्रभावशाली होगा. संभव हो तो सर्वाधिक जरुरी बातें शुरुआत में ही लिख दें और अन्य बातों को मैसेज के रूप में साधारण भाषा में लिखें.

4.ईमेल में कठिन और अनुचित शब्दों के इस्तेमाल से बचें : ईमेल में जहाँ तक संभव हो स्पष्ट और सरल शब्दों का प्रयोग करना चाहिए. चूँकि ईमेल के जरिये आप या तो किसी की बातों का उत्तर दे रहे होते हैं या फिर स्वयं कुछ सूचना दे रहे होते हैं, या कोई जानकारी हासिल करना चाहते हैं. अतः ईमेल अपनी विद्वता दिखाने की बजाय बातों को समझाने पर ज्यादा जोर देना चाहिए. ईमेल लिखते समय TC WT, EEK, KEWL DUDES  आदि शब्दों का प्रयोग भूलकर भी न करें. ध्यान रखिये ईमेल एक औपचारिक संवाद का जरिया है इसलिए इसमें इस तरह की भाषा का इस्तेमाल कदापि नहीं करना चाहिए.

5. विशेष बातों को हाईलाईट कर दिखाने की कोशिश करें : अगर आपको ऐसा महसूस होता है कि किसी प्रश्न का रिप्लाई जल्दी मिलने से आपको आगे काम करने में बहुत सुविधा हो सकती है तो आप उन्हें हाईलाइट कर दें. इसके अतिरिक्त अगर आप बहुत लंबे मेल ट्रेल से  बचना चाहते हैं तो सभी जरूरी लोगों को भी कार्बन कॉपी यानी सीसी में रखें.