बिजनेस मीटिंग्स के दौरान ध्यान देने योग्य जरुरी बातें

सामन्यतः हम देखते हैं कि ज्यादातर मैनेजर या कर्मचारी बिजनेस मीटिंग्स अटेंड करने से कतराते हैं. इनमें से अधिकांश का तो यह मानना होता है कि इस तरह के बिजनेस मीटिंग्स में जाने से सिर्फ समय की बरबादी ही होती है एवं कुछ ठोस फायदा नहीं होता है. इसके अतिरिक्त बहुत सारे काम पेंडिंग भी रह जाते हैं. ऐसी परिस्थिति में किसी मैनेजर के लिए एक असरदार तथा रिजल्ट ओरिएंटेड मीटिंग ऑर्गनाइज करना एक चुनौतीपूर्ण कार्य होता है. अगर आप भी एक टीम लीडर या मैनेजर हैं तथा कोई बिजनेस मीटिंग ऑर्गनाइज करना चाहते हैं तो अपने इस मीटिंग को सफल बनाने के लिए अवश्य ही कुछ बातों पर विशेष रूप से गौर करें.

अपना विजन क्लियर रखें

अगर आपको बिजनेस मीटिंग आरेंज करनी है तो सबसे पहले मीटिंग ऑर्गेनाइज करने के अपने विजन तथा मिशन को क्लियर रखें. ज्यादातर मामलों में लक्ष्य स्पष्ट नहीं होने के कारण ही कर्मचारी इस तरह की मीटिंग को ज्यादा महत्व नहीं देते हैं. अगर आपका विजन, मिशन तथा लक्ष्य स्पष्ट होगा तो सभी लोग इसमें रूचि लेंगे तथा अगर यह उनके हित में हुआ या फिर उनकी रूचि के अनुरूप हुआ तो बढ़चढ़ कर उसमें हिस्सा भी लेंगे.

किसी भी बात को बहुत बढ़ा चढ़ा कर न कहें

अक्सर ऐसा देखा जाता है कि इस तरह की मीटिंग्स के दौरान मैनेजर्स अपनी किसी भी बात को बहुत बढ़ा चढ़ा कर कहते हैं. कभी कभी तो इतना बढ़ा चढ़ा कर कहते हैं कि उनका जमीनी हकीकत से कोई लेना देना नहीं होता तथा साफ तौर पर वह असम्भव सा दिखता है. इससे मैनेजर तथा मीटिंग्स दोनों की विश्वसनीयता घटती है.

तकनीकी साधनों का अधिकतम उपयोग

टेक्नोलॉजी के इस युग में अगर आप तकनीकी साधनों के प्रयोग के मामले में पिछड़ गए तो यकीन मानिए यह आपके प्रोफेशनल लाइफ के लिए अच्छा नहीं होगा. इस तरह की मीटिंग्स के दौरान अधिक से अधिक तकनीकी साधनों का इस्तेमाल करें ताकि इसमें हिस्सा लेने वाले कर्मचारियों को किसी भी तरह की परेशानी न हो तथा वे दूबारा इस तरह की मीटिंग्स को अटेंड करने के लिए उत्सुक रहें. इसके लिए आप सही टूल्स का चयन कर सकते हैं. फोटो या फिर वीडियो के माध्यम से मीटिंग को मजेदार बना सकते हैं.

शिष्टता का ध्यान रखें

कभी कभी ऐसा देखने को मिलता है कि इस तरह की मीटिंग के दौरान कर्मचारी या मैनेजर किसी भी कारणवश अपना धैर्य खो देते हैं तथा नहीं चाहते हुए भी अपना आपा खोकर किसी न किसी को कुछ कह देते हैं या फिर किसी पर कुछ उल्टा सीधा कमेन्ट कर बैठते हैं. इस तरह की स्थिति से बचें तथा ऑफिस एटिकेट्स का पालन करें.

सहयोगियों के कार्यों की सराहना तथा उन्हें धन्यवाद ज्ञापित करना

अगर अपनी मीटिंग से जुड़े कुछ लोगों के कार्यों से आप प्रसन्न हैं या फिर कुछ लोगों ने कुछ ऐसा किया है जिसके लिए उनकी सराहना होनी चाहिए तो उनकी प्रशंसा अवश्य करें. इससे उनका उत्साह बढ़ता है तथा वे पुनः नयी उर्जा के साथ कुछ करने का संकल्प लेते हैं. इसके अतिरिक्त जो लोग आपकी मीटिंग में शामिल हुए हैं उनको शामिल होने तथा अपना बहुमूल्य समय देने के लिए उनको धन्यवाद देना हरगिज नहीं भूलें.